Путевой лист 4-П и 4-С: в чём разница

Когда компания эксплуатирует грузовые автомобили, у бухгалтера или диспетчера неизбежно возникает вопрос: какую форму путевого листа использовать — 4-П или 4-С? На первый взгляд документы похожи, но выбор формы зависит от способа оплаты труда водителя и влияет на правильность учёта.

Разбираем, чем отличаются формы, когда какую применять и как правильно заполнять.

Откуда взялись формы 4-П и 4-С

Обе формы утверждены Постановлением Госкомстата России № 78 от 28.11.1997 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту работ в автомобильном транспорте». С 2013 года эти формы перестали быть обязательными — компании вправе разрабатывать собственные бланки.

Тем не менее формы 4-П и 4-С до сих пор широко применяются как удобная и проверенная основа. Если компания использует их, бланк должен быть утверждён в приложении к учётной политике (п. 4 ПБУ 1/2008) и дополнен обязательными реквизитами по Приказу Минтранса № 390 от 28.09.2022.

Главное отличие: способ оплаты труда водителя

Форма № 4-С (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам. Форма № 4-П (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Проще говоря:

Форма 4-С → водитель получает оплату за объём перевезённого груза (тонно-километры, количество рейсов, вес груза).

Форма 4-П → водитель получает оплату за время работы (часы, смены) — независимо от того, сколько груза перевезено.

Форма 4-С: когда применять

Путевой лист грузового автомобиля по форме 4-С — первичный документ, применяемый при транспортировке товаров и грузов. Документ содержит данные для учёта работы транспортного средства, а также является основанием для расчёта заработной платы водителя. Данный путевой лист имеет сдельную природу.

Форма 4-С подходит, когда:

• водитель выполняет чётко определённые рейсы с конкретным грузом
• оплата начисляется за каждую поездку или за объём перевезённого
• компания ведёт детальный учёт транспортной работы в тонно-километрах
• работа ведётся с одним заказчиком или по фиксированным маршрутам

Унифицированная форма путевого листа грузового автомобиля утверждена постановлением Госкомстата РФ, код формы по ОКУД 0345004. Документ состоит из двух частей: первая является основанием для предъявления счёта заказчику, вторая содержит информацию об автомобиле.

Типичные примеры применения: доставка товаров со склада в магазины, перевозка сыпучих грузов (песок, щебень), строительные перевозки с оплатой за рейс.

Форма 4-П: когда применять

Путевой лист грузового автомобиля по форме 4-П применяется при оплате работы грузового транспорта по повременному тарифу. Документ используется для учёта времени работы автомобиля и водителя, а также для расчётов за выполненные перевозки.

Форма 4-П подходит, когда:

• водитель работает по времени, а не за объём перевезённого
• в течение смены выполняются разные задачи для разных заказчиков
• маршруты заранее неизвестны или меняются
• оплата начисляется за отработанные часы

Путевой лист по форме 4-П используется для учёта работы грузового автомобиля при повременной оплате, учёта рабочего времени водителя, фиксации пробега транспортного средства, учёта расхода горюче-смазочных материалов и расчётов за выполненные перевозки.

Типичные примеры применения: транспорт для нужд производства (развоз материалов по цехам), служебные грузовики для хозяйственных нужд, автомобили с почасовой арендой.

Отличия в структуре документов

Формы отличаются не только назначением, но и содержанием отдельных разделов.

Что есть в обеих формах

• данные об организации и автомобиле
• данные о водителе
• показания спидометра при выезде и возврате
• остаток топлива при выезде и возврате
• отметки о техническом состоянии автомобиля
• задание водителя

Что есть только в форме 4-С

• раздел «Результаты работы автомобиля и прицепа» — детализация по рейсам с указанием веса груза, расстояния, количества ездок
• отрывной талон для предъявления заказчику
• поля для расчёта сдельной оплаты: тонно-километры, количество ездок

Что есть только в форме 4-П

• поля для двух заказчиков одновременно — форма рассчитана на работу с несколькими клиентами за смену
• раздел учёта времени работы (часы прибытия и убытия у каждого заказчика)
• данные о простоях и причинах

Что добавить к обеим формам по Приказу № 390

Исторические формы 4-П и 4-С разработаны в 1997 году и не содержат ряда реквизитов, ставших обязательными по Приказу Минтранса № 390 от 28.09.2022. Перед использованием форму нужно дополнить:

• СНИЛС водителя — стал обязательным реквизитом с 1 марта 2023 года
• Вид перевозки — по актуальным формулировкам Приказа № 390: коммерческие перевозки, перевозки для собственных нужд, передвижение без перевозки, работа специальных ТС
• Вид сообщения — при необходимости: городское, пригородное, междугородное, международное
• Отметка о предрейсовом медосмотре — если в форме нет специального поля с датой, временем и подписью медработника
• Отметка о предрейсовом техническом контроле — аналогично

Форма 4-М: для международных маршрутов

Отдельно стоит упомянуть форму 4-М, которую часто путают с 4-П. Форма 4-М применяется для грузовых автомобилей на международных маршрутах. Её структура отличается от 4-П: содержит разделы для таможенных данных, пограничного контроля и расчётов в иностранной валюте.

Если грузовик работает только на территории России — форма 4-М не нужна.

Можно ли применять одновременно обе формы

Да, если в автопарке часть водителей работает по сдельной схеме, а часть — по повременной. Главное: форму для каждой категории ТС или водителей закрепить в учётной политике. Нельзя использовать обе формы хаотично — для одного и того же автомобиля и одного и того же водителя должна применяться одна форма.

Можно ли разработать собственную форму вместо 4-П и 4-С

Да. С 2013 года унифицированные формы не обязательны. Компания вправе разработать собственный бланк путевого листа для грузового автомобиля — главное включить все обязательные реквизиты по Приказу Минтранса № 390 и статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Бланк, который будете применять, утвердите в приложении к учётной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Коротко: как выбрать форму

Правило простое: смотрите на способ оплаты труда водителя. Сдельная — форма 4-С. Повременная — форма 4-П. Если водитель работает с несколькими заказчиками за смену — форма 4-П.

Как ЮСАВТО помогает с путевыми листами грузовых автомобилей

В ЮСАВТО можно настроить форму путевого листа под конкретный тип транспорта. Все обязательные реквизиты по Приказу № 390 заполняются автоматически из справочников — данные водителя (включая СНИЛС), транспортного средства, нормы расхода ГСМ. Документ с незаполненным обязательным полем не пройдёт валидацию.