Акт списания ГСМ в 2026 году: как составить
Как составить акт списания ГСМ в 2026 году: обязательные реквизиты, структура документа, проводки, комиссия и связь с путевыми листами — гид для бухгалтера.
Акт списания ГСМ — обязательный первичный документ для любой компании, использующей транспорт. Без него расходы на топливо нельзя признать в бухгалтерском и налоговом учёте. При этом стандартной унифицированной формы акта нет — организация разрабатывает её самостоятельно. Разбираем, что должно быть в документе, как его составить и что изменилось в 2026 году.
Что такое акт списания ГСМ и зачем он нужен
Акт списания ГСМ — это первичный учётный документ, на основании которого стоимость израсходованного топлива переносится из запасов (счёт 10.3 «Топливо») в расходы компании (счета 20, 26, 44). Именно акт является основанием для бухгалтерской проводки.
Без акта расходы на топливо не могут быть признаны документально подтверждёнными по статье 252 НК РФ — а значит, налоговая вправе исключить их из базы по налогу на прибыль.
Акт составляется на основании путевых листов за период. Он содержит сводные данные: суммарный пробег, объём топлива по норме и по факту, стоимость к списанию.
Когда составляется акт
Периодичность составления акта компания устанавливает самостоятельно и фиксирует в учётной политике. Наиболее распространённые варианты:
- Ежемесячно — наиболее распространённый подход, удобен для совмещения с ежемесячным закрытием периода
- Ежеквартально — применяется в небольших компаниях с низкой интенсивностью использования транспорта
- Еженедельно или по каждому путевому листу — при большом автопарке с высокой оборачиваемостью
Кто составляет акт
Для того чтобы законно провести списание ГСМ, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для её назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. Как правило, в эту комиссию входят бухгалтер, водитель, начальник гаража.
Создание комиссии требуется только в крупных организациях — предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя, оформленного в письменном виде.
Обязательные реквизиты акта
Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание ГСМ нет. Компания разрабатывает форму самостоятельно. Но документ должен содержать все обязательные реквизиты первичного учётного документа по статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»:
Обязательные реквизиты:
- наименование документа
- дата составления
- наименование организации
- содержание хозяйственной операции
- измерители операции в натуральном и денежном выражении
- наименование должностей лиц, ответственных за операцию
- подписи этих лиц с расшифровкой
Рекомендуемые дополнительные данные:
- период, за который составляется акт
- перечень транспортных средств
- ФИО водителей
- пробег по каждому ТС и путевому листу
- норма расхода топлива (л/100 км)
- нормативный расход топлива за период
- фактический расход топлива
- отклонение факта от нормы
- цена топлива и общая сумма к списанию
- ссылки на путевые листы
Структура акта списания ГСМ
Акт состоит из трёх частей.
Шапка документа
В шапке документа нужно указать сведения об организации и название документа. Также указываются: дата и номер документа, период списания, основание — реквизиты приказа о создании комиссии.
Основная часть
В основной части прописывается состав комиссии с расшифровкой должностей и ФИО. Обозначается причина списания материалов — например, для использования в производственных целях или для служебных поездок.
Далее идёт таблица с детализацией по каждому ТС или путевому листу:
| Колонка | Содержание |
|---|---|
| Дата путевого листа / № ПЛ | Реквизиты подтверждающего документа |
| ТС (марка, госномер) | Идентификация транспортного средства |
| Водитель | ФИО |
| Пробег, км | По данным одометра из путевого листа |
| Топливо, марка | АИ-92, АИ-95, ДТ и т.д. |
| Норма расхода, л/100 км | Из утверждённых норм |
| Норма расхода за период, л | Расчётное значение |
| Факт расхода, л | По данным путевого листа |
| Отклонение, л | Факт минус норма |
| Цена, ₽/л | По данным учёта |
| Сумма к списанию, ₽ | Факт расхода × цена |
В итоговой строке — суммарное количество литров и общая сумма к списанию.
Подписи
Подписывают все члены комиссии с расшифровкой должностей и ФИО. Акт утверждается руководителем организации.
Особенности для отдельных ситуаций
Личный автомобиль сотрудника
Когда работники используют собственные автомобили в служебных целях, акт на списание ГСМ не составляется. В таких случаях все расходы учитываются через систему компенсационных выплат, размер которых устанавливается внутренними документами организации и трудовыми договорами.
Перерасход топлива
Если фактический расход превысил нормативный — акт составляется на фактически израсходованное количество. Превышение нормы отражается отдельно и требует обоснования: служебной записки с объяснением причин или акта контрольных замеров.
Расходы в пределах нормы принимаются в налоговом учёте без ограничений. Расходы сверх нормы — только при наличии экономического обоснования.
Нулевой остаток топлива
Если в путевом листе указан нулевой остаток в баке при возвращении — это не автоматически означает, что весь бак израсходован за рейс. При составлении акта нужно сверить данные с нормативным расходом по пробегу. Систематическое несовпадение — повод для внутренней проверки.
Смазочные материалы
Акт списания охватывает не только топливо, но и ГСМ в широком смысле: моторные масла, охлаждающие жидкости, тормозная жидкость. Нормы расхода масел также регламентированы Распоряжением Минтранса № АМ-23-р — как правило, в процентах от расхода топлива.
Бухгалтерские проводки
На основании подписанного акта бухгалтерия делает проводки:
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Списание ГСМ в основное производство | 20 | 10.3 |
| Списание ГСМ в общехозяйственные расходы | 26 | 10.3 |
| Списание ГСМ в расходы на продажу | 44 | 10.3 |
| Списание ГСМ во вспомогательное производство | 23 | 10.3 |
Выбор счёта зависит от назначения транспортного средства, зафиксированного в учётной политике.
Как акт связан с путевыми листами
Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями.
Акт составляется строго на основании принятых путевых листов. Каждая строка акта должна быть обеспечена путевым листом с реквизитами.
Хранение документов
Акт списания ГСМ хранится не менее пяти лет — как первичный учётный документ по статье 29 Федерального закона № 402-ФЗ. Путевые листы, на основании которых составлен акт, также хранятся не менее пяти лет.
Что изменилось в 2026 году
С 1 сентября 2026 года транспортные накладные для коммерческих грузоперевозок становятся обязательно электронными. Это не меняет порядок составления акта списания ГСМ, но уточняет пакет документов, подтверждающих транспортные расходы в целом.
При переходе на электронные путевые листы (ЭПЛ) данные о пробеге, времени выезда и возвращения фиксируются автоматически с криптографической меткой. Это упрощает составление акта — все данные уже в системе, без ручного переноса из бумажных листов.
Коротко о главном
Акт списания ГСМ — обязательный документ для признания расходов на топливо в налоговом учёте. Унифицированной формы нет — компания разрабатывает её самостоятельно с соблюдением обязательных реквизитов по 402-ФЗ. Акт составляется на основании путевых листов — ежемесячно или с другой периодичностью, зафиксированной в учётной политике.
В крупных компаниях акт подписывает комиссия (бухгалтер, водитель, начальник гаража). В малом бизнесе достаточно решения руководителя. Расходы сверх нормы принимаются только при наличии обоснования.
Как ЮСАВТО помогает составлять акты списания ГСМ
В ЮСАВТО акт списания ГСМ формируется автоматически на основании путевых листов за выбранный период. Система рассчитывает нормативный и фактический расход по каждому ТС, подсвечивает отклонения, подтягивает данные об организации и водителях. Итоговый документ готов к подписанию — без ручного сбора данных из разных источников.
