Журнал путевых листов в 2026 году: форма и срок хранения

Журнал регистрации путевых листов — документ, который часто воспринимают как формальность. Между тем при налоговой проверке или проверке Ространснадзора именно журнал подтверждает, что путевые листы выдавались своевременно и в установленном порядке. Разбираем, кто обязан его вести, какую форму использовать и сколько хранить.

Нормативная база

Обязанность вести журнал регистрации путевых листов установлена пунктом 17 Приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»: собственники и владельцы транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации.

Форма журнала утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. С 2013 года унифицированные формы не являются обязательными, но использовать форму журнала по Постановлению № 78 целесообразно — она содержит все необходимые графы и удобна для заполнения.

Кто обязан вести журнал

Журнал регистрации путевых листов обязателен для всех юридических лиц и ИП, использующих транспортные средства в своей деятельности и оформляющих бумажные путевые листы.

Компании, полностью перешедшие на электронный путевой лист, от ведения журнала освобождены. Но на практике многие продолжают вести его добровольно — для удобства внутреннего контроля и как дополнительное подтверждение порядка выдачи документов при проверке.

Что фиксируется в журнале

Журнал регистрации ведётся по каждому транспортному средству. В нём фиксируются все выданные путевые листы в хронологическом порядке.

По форме Госкомстата № 78 в журнале указываются:

• порядковый номер записи
• дата выдачи путевого листа
• номер путевого листа
• серия и номер путевого листа (при необходимости)
• марка и государственный регистрационный номер транспортного средства
• фамилия, имя и отчество водителя
• табельный номер водителя
• подпись водителя при получении путевого листа
• подпись диспетчера (лица, выдавшего путевой лист)

Форма журнала может быть дополнена любыми графами, которые компания считает нужными: например, временем выезда и возвращения, показаниями одометра или отметкой о возврате путевого листа.

Как правильно вести журнал

Хронологический порядок. Записи вносятся строго в порядке выдачи путевых листов. Пропуски, вырванные листы или исправления без обоснования — повод для вопросов при проверке.

Нумерация путевых листов. Нумерация в журнале должна совпадать с номерами путевых листов. Сквозная нумерация ведётся с начала года или с начала деятельности. Пробелы в нумерации нужно объяснять — например, испорченный лист аннулируется с пометкой «аннулирован» в журнале.

Подпись водителя. Водитель расписывается при получении путевого листа. Это важно: подпись подтверждает, что документ был выдан до выезда, а не оформлен задним числом.

Форма ведения. Журнал можно вести в бумажном или электронном виде. При электронном ведении данные должны быть защищены от изменений и доступны для распечатки при проверке. Если ведёте на бумаге — журнал прошнуровывается, пронумеровывается, скрепляется подписью руководителя и печатью организации.

Периодичность закрытия. Единых требований к периодичности нет. На практике журнал ведут непрерывно: каждый выданный путевой лист регистрируется в день выдачи.

Электронный журнал

Вести журнал регистрации в электронном виде можно — запрета нет. При этом важно обеспечить:

• защиту от несанкционированного изменения записей
• возможность распечатки в любой момент
• хранение в течение установленного срока

При полном переходе на электронные путевые листы (ЭПЛ) необходимость в журнале отпадает — система оператора ИС ЭПД автоматически регистрирует все оформленные документы. Данные хранятся в ГИС ЭПД в течение пяти лет.

Срок хранения журнала

Срок хранения журнала регистрации путевых листов — 5 лет. Это следует из статьи 342 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Аналогичный срок — пять лет — установлен для самих путевых листов как первичных учётных документов по статье 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Отсчёт срока хранения начинается с 1 января года, следующего за годом завершения журнала или путевого листа.

Журнал медицинских осмотров водителей — отдельный документ

Часто журнал регистрации путевых листов путают с журналом предрейсовых медосмотров. Это два разных документа.

Журнал регистрации путевых листов — ведётся диспетчером или ответственным за выдачу путевых листов. Фиксирует факт выдачи документа.

Журнал предрейсовых медицинских осмотров — ведётся медработником. Фиксирует результаты каждого осмотра: дату, время, данные водителя, показатели здоровья, результат, подпись медработника. Срок хранения — три года.

Оба журнала ведутся параллельно и дополняют друг друга при проверке.

Ответственность за нарушения

Прямого штрафа за отсутствие журнала регистрации путевых листов в КоАП РФ нет. Однако его отсутствие косвенно создаёт риски:

При налоговой проверке. Журнал подтверждает, что путевые листы выдавались систематически и в порядке, а не оформлялись задним числом. Без журнала налоговая может усомниться в реальности хозяйственных операций и исключить расходы на ГСМ из базы по налогу на прибыль.

При проверке Ространснадзора. Инспектор вправе проверить журнал как документ, подтверждающий организацию транспортной деятельности. Его отсутствие может быть квалифицировано как нарушение порядка ведения документооборота.

Как автоматизировать ведение журнала

В компаниях с большим автопарком ручное ведение журнала — это ежедневная работа диспетчера. Каждый путевой лист нужно внести, указать водителя, поставить галочку о получении. При десятках машин это занимает значительное время.

Системы управления автопарком автоматически формируют реестр всех выданных путевых листов — по сути, цифровой аналог журнала. Данные доступны в любой момент, можно фильтровать по периоду, транспортному средству или водителю. При необходимости реестр выгружается в Excel или печатается.

При переходе на электронные путевые листы потребность в ручном ведении журнала полностью исчезает: оператор ЭДО хранит все документы и предоставляет доступ к ним по запросу.

Коротко о главном

Журнал регистрации путевых листов обязателен при работе с бумажными путевыми листами — для всех юридических лиц и ИП. При переходе на ЭПЛ он становится необязательным.

Форма — по Постановлению Госкомстата № 78 или собственная разработка с аналогичными графами. Ведётся в хронологическом порядке с подписью водителя при получении каждого листа. Срок хранения — пять лет.

Журнал медосмотров и журнал путевых листов — два разных документа, которые ведутся параллельно.

Как ЮСАВТО ведёт учёт путевых листов

В ЮСАВТО все выданные путевые листы автоматически регистрируются в системе: дата, номер, водитель, транспортное средство. Календарь путевых листов показывает, на какие даты документы созданы, а на какие — нет. Система не позволяет создать два листа на одну дату, исключая дубли. При необходимости реестр выгружается для предоставления при проверке.