Путевые листы с 1 сентября 2026 года: что меняется
ЭТрН обязательна для всех коммерческих перевозок, ЭПЛ — только для алкоголя. Разбираем, что изменилось и что подготовить до 1 сентября 2026.
1 сентября 2026 года — одна из ключевых дат для всех компаний с автопарком. В этот день вступает в силу пакет изменений в документообороте грузоперевозок. Главное, что нужно понять: электронная транспортная накладная стала обязательной для всех коммерческих перевозок, а электронный путевой лист — нет, но только для большинства. Разбираем, что именно изменилось, кого касается и что нужно сделать.
Главное разграничение: ЭТрН и ЭПЛ — это разные документы
Большая часть путаницы вокруг 1 сентября 2026 года связана с тем, что люди смешивают два разных документа.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — документ, который сопровождает перевозку груза. Подтверждает факт перевозки, её условия, маршрут и стороны сделки. С 1 сентября 2026 года ЭТрН обязательна для всех участников коммерческих грузоперевозок по Федеральному закону № 140-ФЗ от 07.06.2025.
Электронный путевой лист (ЭПЛ) — внутренний документ компании, который фиксирует выезд водителя, медосмотр, техконтроль, пробег и расход топлива. С 1 сентября 2026 года ЭПЛ обязателен только для перевозки маркированного алкоголя — пива, сидра, медовухи, спиртосодержащей продукции. Для остальных перевозок бумажный путевой лист по-прежнему допустим.
Проще говоря: если вы перевозите грузы по договору — ЭТрН обязательна. Электронный путевой лист — только если везёте алкоголь.
Что изменилось с 1 сентября 2026 года
ЭТрН — обязательна для всех коммерческих перевозок. Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 вводит обязательность электронной транспортной накладной для всех участников коммерческих перевозок. Это не рекомендация и не добровольный переход — бумажные транспортные накладные в коммерческих грузоперевозках с этой даты не принимаются для целей налогового и бухгалтерского учёта.
Требования распространяются на всех участников цепочки: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей. Закон № 140-ФЗ не содержит исключений по масштабу бизнеса.
Вместе с ЭТрН с 1 сентября 2026 года стала обязательной электронная заказ-заявка на перевозку (ЭЗЗ) — она оформляется на каждую перевозку с каждым перевозчиком.
ЭПЛ — обязателен только для алкоголя. Путевой лист остался исключением: его можно оформлять как в цифровом, так и в бумажном виде. Однако если речь идёт о перевозке алкоголя, электронный путевой лист становится обязательным.
Организации, не являющиеся перевозчиками и не подпадающие под действие закона, вправе использовать бумажные путевые листы. Например, если у организации один служебный автомобиль, которым пользуется директор для служебных поездок без перевозки грузов за плату, оформлять ЭПЛ не требуется.
Что происходит с форматами ЭПЛ. В ЭПЛ появятся новые опциональные титулы — «Изменение сведений о водителе» и «Задание водителю», увеличится число сотрудников-подписантов. На момент написания статьи соответствующий приказ ещё не принят — следите за обновлениями.
Все документы хранятся в ГИС ЭПД. После рейса документ остаётся в сервисе ЭДО и передаётся в государственную систему ГИС ЭПД, где хранится на протяжении пяти лет. Все участники могут в любой момент зайти и изучить информацию.
Кому обязателен ЭПЛ с 1 сентября 2026 года
Чтобы снять путаницу — сводная таблица.
| Ситуация | ЭТрН | ЭПЛ |
|---|---|---|
| Коммерческая перевозка грузов | Обязательна | Не обязателен (по желанию) |
| Перевозка маркированного алкоголя | ЭТрН или ЭПЛ (одно из двух) | Обязателен |
| Пассажирские перевозки | — | Не обязателен (по желанию) |
| Служебный автомобиль (не перевозчик) | Не нужна | Не обязателен (по желанию) |
Что нужно для перехода на электронные документы
Для работы с ЭТрН и ЭПЛ нужен одинаковый набор инструментов.
1. Квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Нужна руководителю и всем сотрудникам, которые подписывают титулы: диспетчеру, медработнику, контролёру техсостояния, водителю. Водители могут использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) через Госключ.
2. Оператор ИС ЭПД из реестра Минтранса. Именно через оператора документы передаются в ГИС ЭПД. Работать с оператором, не включённым в реестр, нельзя — документы не будут считаться юридически значимыми.
3. Программное обеспечение. ПО должно уметь формировать документы в формате XML по стандарту, создавать и подписывать все необходимые титулы, передавать данные оператору.
4. Уведомление контрагентов. При переходе на ЭТрН нужно заранее согласовать с грузоотправителями и грузополучателями новый порядок обмена документами — все стороны должны быть технически готовы.
Как ЭПЛ меняет фиксацию медосмотра и техконтроля
Это практически важный момент для каждого автопарка, который переходит на электронный путевой лист.
В бумажном формате медработник ставил штамп и подпись в распечатанный лист. Можно было поставить отметку задним числом или заполнить её не в то время.
В ЭПЛ медработник подписывает Титул 2 своей УКЭП — время подписания фиксируется криптографически. Задним числом поставить отметку технически невозможно. Аналогично с техническим контролёром: Титул 3 подписывается с электронной подписью и временной меткой.
Это означает: компании, где медосмотры и техконтроль оформлялись «для галочки», после перехода на ЭПЛ потеряют эту возможность. Реальное время подписания каждого титула будет зафиксировано и доступно при проверке.
Что меняется в бумажных путевых листах
Для тех, кто остаётся на бумажных путевых листах, требования по реквизитам не меняются. Приказ Минтранса № 390 от 28.09.2022 продолжает действовать. Обязательные реквизиты остаются прежними: СНИЛС водителя, вид перевозки по актуальным формулировкам, отметки о медосмотре и техконтроле с датой, временем и подписью.
Однако есть один нюанс: компании, использующие бумажные путевые листы и одновременно оформляющие ЭТрН, должны убедиться, что данные в обоих документах согласованы. Расхождение между данными в путевом листе и данными в ЭТрН при налоговой или транспортной проверке — риск оспаривания расходов.
Исключения: когда можно оставаться на бумаге
Минтранс должен был до 1 сентября 2026 года определить перечень случаев, когда электронные перевозочные документы допускается оформлять на бумаге. На момент написания этой статьи официальный перечень исключений ещё не опубликован — следите за обновлениями на сайте Минтранса.
Известно, что исключений будет немного: по предварительным оценкам — не более одного-двух процентов от общего числа перевозок. Это технические случаи: отсутствие интернета в месте погрузки, технические сбои системы.
Чеклист подготовки к 1 сентября 2026 года
Для компаний, которые перевозят грузы по договору:
- выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса
- получить УКЭП на руководителя и ответственных сотрудников
- настроить УНЭП через Госключ для водителей
- обновить ПО или выбрать систему управления документооборотом
- уведомить контрагентов и согласовать новый порядок
- провести тестовые рейсы с оформлением ЭТрН
Для компаний с путевыми листами (перевозка алкоголя):
- убедиться, что медработник имеет УКЭП для подписания Титула 2
- убедиться, что контролёр техсостояния имеет УКЭП для подписания Титула 3
- подключить систему к оператору ИС ЭПД
- настроить интеграцию ЭПЛ с путевыми листами
Для всех остальных:
- принять решение: переходить на ЭПЛ добровольно или остаться на бумаге
- если переходите — выполнить чеклист выше
- если остаётесь — убедиться, что бумажные листы соответствуют актуальным требованиям Приказа № 390
Коротко о главном
С 1 сентября 2026 года ЭТрН обязательна для всех коммерческих грузоперевозок — бумажные накладные перестают приниматься для налогового учёта. ЭПЛ обязателен только для перевозки маркированного алкоголя — все остальные вправе оставаться на бумаге, но могут перейти добровольно.
При переходе на ЭПЛ медосмотр и техконтроль фиксируются с криптографической меткой времени — задним числом поставить отметку невозможно. Это принципиально меняет реальный контроль за соблюдением требований.
Для работы с электронными документами нужны: УКЭП для ответственных сотрудников, УНЭП через Госключ для водителей, оператор ИС ЭПД из реестра Минтранса и совместимое ПО.
Как ЮСАВТО помогает с переходом на ЭПЛ
В ЮСАВТО электронные путевые листы формируются и подписываются прямо в системе. Медработник подписывает Титул 2 УКЭП, контролёр — Титул 3, данные автоматически передаются оператору ЭПД. Компании, уже ведущие данные в ЮСАВТО, переходят на электронный формат без дополнительной подготовки — все справочники и настройки уже заполнены.
